Dokumente

Um einen neuen Dokumentenbaustein anzulegen, kann das Kontextmenü oder das Menüband im Explorer genutzt werden.

Ab TiCon 4.06 gibt es standardmäßig für die drei Verknüpfungstypen (in Datenbank kopieren, Dateisystemverknüpfung anlegen, (Web) URL anlegen) je eine eigene Dokument-Bausteinkonfiguration. Über die Administration können weitere Dokument-Bausteinkonfigurationen angelegt sowie Einschränkungen bzgl. Größe und Dateiformat vorgenommen werden. Details siehe Dokumente unter Bausteinkonfiguration in der Administration.

Zur Neuanlage werden immer nur die Dokument-Bausteinkonfigurationen angezeigt, die im entsprechenden Ordner erlaubt sind.

Dok-Baustein_anlegen

Standard Dokumentbausteinkonfigurationen:

Bausteinkonfiguration	Bedeutung
Dokumentkopie in Datenbank [DB]	Bei einer Kopie in die Datenbank gilt zu beachten, dass der Stand des Dokuments gespeichert wird. Änderungen außerhalb von TiCon werden somit nicht berücksichtigt. Die Größe der Datenbank wird beeinflusst.
Dateisystemverknüpfung [DL]	Bei einer Verknüpfung wird auf die aktuelle Datei im Dateisystem verwiesen. Die Größe der Datenbank wird bei einer Verknüpfung nicht beeinflusst.
(Web) URL [DU]	Hier kann ein Verweis auf eine Internet- oder Intranetseite mit individueller Beschriftung an einem Baustein hinterlegt werden.

Hinweis:

Bei Neuanlage eines Dokuments wird der Dateiname als Kode verwendet. Auch die Bezeichnung ist bereits ausgefüllt. Es ist es aber möglich, Kode und Bezeichnung zu ändern bzw. zusätzlich Index sowie Variante einzutragen.

Wenn ein Dokument, das bereits mit gleichem Kode vorhanden ist, im Explorer oder im Tab Dokumente eingefügt wird, erscheint nach Auswahl der Einfügeoption ein weiterer Dialog. Dieser enthält den Hinweis, dass unter demselben Namen bereits ein Dokument existiert und verschiedenen Optionen wie das Einfügen fortgesetzt werden können.

Checkbox / Button	Funktion
Auswahl für alle Elemente übernehmen	Nur relevant für Neuanlage per Drag & Drop aus Windows Explorer
Überschreiben	Überschreibt existierendes Dokument.
Zusätzlich einfügen	Erhöht die Variante um 1 und fügt das Dokument zusätzlich ein (prüft vorher gleichnamige Dokumente in der Datenbank, um die Variante nicht doppelt zu vergeben).
Vorhandenes verwenden	Verwirft das neue Dokument und nutzt das gleichnamige Dokument aus der Datenbank.
Abbrechen	Bricht die gesamte Aktion ab.

Dokumente_exist_bereits

Einfügeoptionen bei bereits existierenden Dokumenten

Um einen Dokumentenbaustein zu bearbeiten, gibt es folgende Möglichkeiten:

•Kontextmenü, Doppelklick oder Menüband im Explorer bzw. im Baustein

Dokument_Inhalt_Button

Bereich Inhalt / Menüband Dokument

Button	Bedeutung
Anzeigen	Zeigt den Inhalt des Dokuments im Standardprogramm an.
Bearbeiten	Öffnet den Inhalt des Dokuments zum Bearbeiten im Standardprogramm. Änderungen werden danach ggf. in die Datenbank übertragen.
Austauschen	Tauscht den Inhalt des Dokuments gegen einen neuen auswählbaren Inhalt.

Im Tab Struktur können über das Kontextmenü oder das Menüband aus den schon verknüpften Dokumenten z. B. Bilder, PDF-Dateien ausgewählt werden. Es ist aber auch möglich, neue Dokumente mit den einzelnen Strukturzeilen zu verknüpfen.

Handelt es sich um ein Bild, so wird dies in der Dokument-Spalte als Vorschau angezeigt. Bei allen anderen Dokumentarten wird folgendes Symbol angezeigt: .

Dokument im Tab Struktur verknüpfen - über das Kontextmenü oder die Drop-down-Liste im Bereich Dokument im Menüband Struktur

Dokument_verlinken

Auswahl möglicher Dokumente, die bereits im Tab Dokumente der Analyse hinterlegt sind

Funktion	Definition
Dokument verknüpfen	Verknüpft bereits vorhandene Dokumente.
Dokument aus Datenbank	Öffnet Dialog zur Auswahl eines Dokuments.
Dokument-Bausteinkonfigurationen wie z. B.	Hier werden alle Dokument-Bausteinkonfigurationen, welche in der geöffneten Bausteinkonfiguration und dem entsprechenden Ordner erlaubt sind, aufgelistet und zur Auswahl zur Verfügung gestellt.
•Dokumentkopie in Datenbank [DB]	Bei einer Kopie in die Datenbank gilt zu beachten, dass der Stand des Dokuments gespeichert wird. Änderungen außerhalb von TiCon werden somit nicht berücksichtigt. Die Größe der Datenbank wird beeinflusst.
•(Web) URL [DU]	Hier kann ein Verweis auf eine Internet- oder Intranetseite mit individueller Beschriftung an einem Baustein hinterlegt werden.
•Dateisystemverknüpfung [DL]	Bei einer Verknüpfung wird auf die aktuelle Datei im Dateisystem verwiesen. Die Größe der Datenbank wird bei einer Verknüpfung nicht beeinflusst.
Entfernen	Entfernt das Dokument aus der gewählten Dokument-Spalte.

Hinweis:

Der Bereich Dokument im Menüband Struktur ist nur sichtbar, wenn mindestens eine Dokument-Spalte aktiv ist.

Die Sichtbarkeit von Dokumenten im Explorer kann durch Anklicken der Checkbox Dokumente aktiviert werden. Andernfalls werden Dokumente ausgeblendet.

Dokumente_aktiv

Aktivierung der Anzeige von Dokumenten im Explorer

Ein Dokument kann an mehreren Bausteinen verlinkt und somit an mehreren Bausteinen genutzt werden. Das Verlinken von Dokumentenbausteinen ist per Drag & Drop möglich.

Mögliche Quellen für das Drag & Drop sind:

•Explorer

•Suche

•Tab Dokumente eines anderen Bausteins

Dokumente_Drag-Drop

Drag & Drop eines Dokuments vom Explorer in den Dokumenten-Tab

Einfaches Drag & Drop in den Tab Dokumente verlinkt Dokumente. Es wird keine Kopie des Dokuments angelegt.